Käyttöohje SHARP MX-FRX9U

[. . . ] MX-FRX9U TIETOTURVAN YLLÄPITOTYÖKALUT KÄYTTÖOHJE Sisältö Johdanto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Kun tietoturvamoduuli on asennettu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Tietoturvamoduulin järjestelmäasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Asiakirjan hallintatoiminto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Dokumentin Tallennus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Käyttöoikeusryhmän rekisteröintinäyttö . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Salasanojen suojaaminen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Rajoitukset koskien tandemkopiointia ja tandemtulostusta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Tietoturva-Asetukset Internet-sivuilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Kopioitujen tietojen siirtäminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Järjestelmäasetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Järjestelmäasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Järjestelmäasetusten käyttö (pääkäyttäjä). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Tietoturva-Asetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Tiedon tyhjennysasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Salli/estä asetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Valmiit työt -listan näyttöasetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Vapauta tiedost. /kansion käsitt. lukitus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Tuotekoodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Asiakirjan hallinta-asetus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Asiakirjan hallinta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Tilat, joihin voidaan lisätä asiakirjan hallintatoiminto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Asiakirjan hallintatoiminnon käyttöönotto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Asiakirjan hallintatoiminnon käyttö. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Takuu SHARP Corporation on tehnyt kaikkensa, jotta tämä dokumentti olisi mahdollisimman tarkka ja hyödyllinen. SHARP Corporation ei kuitenkaan vastaa sen sisällöstä millään tavalla. Kaikkea dokumentin sisältämää tietoa voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta. [. . . ] (Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa (tämän käyttöoppaan sivu 11). Peruutus ei kuitenkaan ole mahdollista poiston aikana. ) 14 Järjestelmäasetukset Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä Tätä toimintoa käytetään kaikkien laitteessa olevien tietojen automaattiseen poistoon silloin, kun laitteen virta on kytketty päälle. Järjestelmäasetukset Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä Keskeytä OK Valitse tiedot, jotka poistetaan käynnistettäessä. Koko Muisti Tiedostot(Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot) Pikatiedostotiedot(Sis. suojatut tiedostot) Työn Tilan Valmiit Työt -Lista Seuraavan tyyppiset tiedot voidaan poistaa: "Koko Muisti" "Tiedostot (Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)" "Pikatiedostotiedot (Sis. suojatut tiedostot)" "Työn Tilan Valmiit Työt -Lista Valitse niiden tietojen ruudut, jotka haluat poistaa automaattisesti, kun virta kytketään pois päältä, ja kosketa sitten [OK]-painiketta. Mitään ruutuja ei ole ennalta valittu. Kun kyseessä on tallennettu kuvanlähetystyö (faksi, verkkoskannaus tai Internet-faksityö)*, "Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" ei tapahdu virran ollessa kytkettynä päälle. * Tämä koskee vastaanotettuja fakseja ja Internet-fakseja, joita ei ole tulostettu. Tämä ei kuitenkaan koske faksin muistissa olevaa tietoa (poikkeuksena luottamuksellinen muistilokero). Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen. . . Katso selitykset "Tyhjennä näyttö 2"-kohdassa ja "Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen. . . " kohdassa "Tyhjennä Muisti" tämän käyttöoppaan sivulla 12. 15 Järjestelmäasetukset Tyhjennyskerta-asetukset Voit vahvistaa turvallisuusasetuksia toistamalla tietojen poiston tietyllä toistomäärällä joka kerralla. Kosketa jokaisen kohteen -valintaruutua ja valitse tietojen poiston toistokertojen määrä. Kun olet valmis, kosketa [OK]-näppäintä. Järjestelmäasetukset Tyhjennyskerta-asetukset Tietojen poiston toistomäärä: Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat: Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat: Keskeytä 1 1 1 Kertaa Kertaa Kertaa OK Tietojen poiston toistomäärä Tietojen poistamisen toistumiskertojen lukumäärä silloin, kun "Tyhjennä Muisti"-, "Poista Arkistoidut Asiakirjat"-, "Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit työt -listalta"- tai "Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot"-toimintoa käytetään, voidaan valita 1 ja 7 kerran välillä. nollaus käynnistettäessä toistokerrat "Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" -toiminnon toistokertojen lukumäärän voi valita 1 ja 7 väliltä. Tämä ohjelma on otettu käyttöön ainoastaan silloin, kun [Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä] -ruutu on valittu. Automaattinen Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat Automaattisen nollaustoiminnon toistokertojen lukumääräksi jokaisen työn päättymisen jälkeen voidaan valita 1 ja 7 väliltä. Tehdasasetus on 1. Toistoasetuksista Kun toistoasetuksia (toistojen lukumäärää) korotetaan turvallisuustoiminnon tehostamiseksi, tiedon poistoon vaadittava aika lisääntyy. On suositeltavaa, että valitset "Tietojen poiston toistomäärä"-, "Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat"- ja "Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat"toiminnoilla sellaiset toistoasetukset, jotka sopivat sinun turvallisuustarpeisiisi ja käyttöehtoihin. 16 Järjestelmäasetukset Salli/estä asetukset Ota käyttöön / Poista käytöstä -asetusten näytössä voit valita kohteet, jotka haluat ottaa pois käytöstä. Asiakirjan arkistointi pois käytöstä Listatulostus pois käytöstä Muut paitsi pidettävät tulostustyöt pois käytöstä Asiakirjan arkistointi pois käytöstä Tätä ohjelmaa käytetään rajoittamaan asiakirjan arkistointitoiminnon arkistointitiloja. Asiakirjan arkistointitilat (Pikatiedosto-Tila, Jakotila ja Luottamukselli-Suustila), voidaan erikseen asettaa toimimattomaksi jokaisessa tilassa, jossa asiakirjan arkistointi toimii (Kopiointi-, Tulostus-, Skannaa kiintolevylle, ja Kuvan Lähetys- tilassa). Järjestelmäasetukset Salli/estä asetukset Asiakirjan arkistointi pois käytöstä: Pikatiedosto-Tila Jakotila Kopiointi Tulostus Skannaa kiintolevylle Kuvan Läh. Listatulostus pois käytöstä: Asiakaskohtaisten Asetusten Luettelo Lähetysosoiteluettelo Asiakirjojen arkistointikansioiden Keskeytä OK Luottamukselli-Suustila Kosketa käytöstä poistettavien arkistointitilojen valintaruutuja ja kosketa [OK]näppäintä. Jo tallennetun tiedoston ominaisuutta ei voi muuttaa käyttämällä "Ominaisuuden Muutos"-toimintoa ( Asiakirjojen arkistointiopas "SUOJAUSASTEEN MUUTTAMINEN") Jos tietty ominaisuus on otettu pois käytöstä "Asiakirjan arkistointi pois käytöstä"-toiminnolla ja jos tämän ominaisuuden kanssa aiemmin tallennettu tiedosto on olemassa, tallennetun tiedoston ominaisuus voidaan vaihtaa. Tulostettaessa tulostustoiminnolla jopa sellaiset tiedostojen tallentamisen muodot, jotka on otettu pois käytöstä tällä ohjelmalla, näkyvät tulostinajurin Työnhallinta-ikkunassa ( Tulostinopas "TULOSTUSTIEDOSTOJEN TALLENNUS JA KÄYTTÖ (Säilytys/ Asiakirjan arkistointi)"). [. . . ] kopioinnin kuvan siirtoleveys ei vaikuta kuvion asentoon. ) Kopiointinopeus hidastuu silloin, kun kopiointi tapahtuu välilehtipaperille asiakirjan hallintatoiminnolla. Korttitoiminto Kuvio tulostuu kerran aina, kun alkuperäisen asiakirjan etu- ja kääntöpuolet skannataan. Jos kuvio ja leimakohde ovat päällekkäin, kuviolla on etusija. toisto Kuvio tulostuu kerran jokaiselle kuvan skannaukselle. [. . . ]