Käyttöohje SHARP MX-FR11U

[. . . ] MX-FR11U TIETOTURVAN YLLÄPITOTYÖKALUT KÄYTTÖOHJE Sisältö Johdanto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Kun tietoturvamoduuli on asennettu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Tietoturvamoduulin järjestelmäasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Asiakirjan hallintatoiminto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Dokumentin Tallennus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Käyttöoikeusryhmän rekisteröintinäyttö . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Salasanojen suojaaminen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Rajoitukset koskien tandemkopiointia ja tandemtulostusta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Tietoturva-Asetukset Internet-sivuilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Kopioitujen tietojen siirtäminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Järjestelmäasetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Järjestelmäasetusten käyttö (pääkäyttäjä). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Turvallisuutta varten olevat järjestelmäasetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Valmiit työt -listan näyttöasetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Työn tila -näyttöasetus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Vapauta tiedost. /kansion käsitt. lukitus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Tuotekoodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Asiakirjan hallinta-asetus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Asiakirjan hallinta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Tilat, joihin voidaan lisätä asiakirjan hallintatoiminto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Asiakirjan hallintatoiminnon käyttöönotto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Asiakirjan hallintatoiminnon käyttö. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Takuu SHARP Corporation on tehnyt kaikkensa, jotta tämä dokumentti olisi mahdollisimman tarkka ja hyödyllinen. SHARP Corporation ei kuitenkaan vastaa sen sisällöstä millään tavalla. Kaikkea dokumentin sisältämää tietoa voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta. [. . . ] suojatut/luottamukselliset tiedostot) Pikatiedostotiedot(Sis. suojatut tiedostot) Työn Tilan Valmiit Työt -Lista Seuraavan tyyppiset tiedot voidaan poistaa: Koko Muisti Tiedostot (Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot) Pikatiedostotiedot (Sis. suojatut tiedostot) Työn Tilan Valmiit Työt -Lista Valitse niiden tietojen ruudut, jotka haluat poistaa automaattisesti, kun virta kytketään pois päältä, ja kosketa sitten [OK]-painiketta. Mitään ruutuja ei ole ennalta valittu. Kun kyseessä on tallennettu kuvanlähetystyö (faksi, verkkoskannaus tai Internet-faksityö)*, "Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" ei tapahdu virran ollessa kytkettynä päälle. * Tämä koskee vastaanotettuja fakseja ja Internet-fakseja, joita ei ole tulostettu. Tämä ei kuitenkaan koske faksin muistissa olevaa tietoa (poikkeuksena luottamuksellinen muistilokero). Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen. . . Katso selitykset "Tyhjennä näyttö 2"-kohdassa ja "Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen. . . " kohdassa "Tyhjennä Muisti" tämän käyttöoppaan sivulla 12. 15 Järjestelmäasetukset Tyhjennyskerta-asetukset Voit vahvistaa turvallisuusasetuksia toistamalla tietojen poiston tietyllä toistomäärällä joka kerralla. Kosketa jokaisen kohteen -valintaruutua ja valitse tietojen poiston toistokertojen määrä. Kun olet valmis, kosketa [OK]-näppäintä. Järjestelmäasetukset Tyhjennyskerta-asetukset Tietojen poiston toistomäärä: Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat: Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat: Keskeytä OK 1 1 1 Kertaa Kertaa Kertaa Tietojen poiston toistomäärä Tietojen poistamisen toistumiskertojen lukumäärä silloin, kun "Tyhjennä Muisti"-, "Poista Arkistoidut Asiakirjat"-, "Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit työt -listalta"- tai "Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot"-toimintoa käytetään, voidaan valita 1 ja 7 kerran välillä. nollaus käynnistettäessä toistokerrat "Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" -toiminnon toistokertojen lukumäärän voi valita 1 ja 7 väliltä. Tämä ohjelma on otettu käyttöön ainoastaan silloin, kun [Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä] -ruutu on valittu. Automaattinen Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat Automaattisen nollaustoiminnon toistokertojen lukumääräksi jokaisen työn päättymisen jälkeen voidaan valita 1 ja 7 väliltä. Tehdasasetus on 1. Toistoasetuksista Kun toistoasetuksia (toistojen lukumäärää) korotetaan turvallisuustoiminnon tehostamiseksi, tiedon poistoon vaadittava aika lisääntyy. On suositeltavaa, että valitset "Tietojen poiston toistomäärä"-, "Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat"- ja "Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat"toiminnoilla sellaiset toistoasetukset, jotka sopivat sinun turvallisuustarpeisiisi ja käyttöehtoihin. 16 Järjestelmäasetukset Asiakirjan arkistointi pois käytöstä Tätä ohjelmaa käytetään rajoittamaan asiakirjan arkistointitoiminnon arkistointitiloja. Asiakirjan arkistointitilat (Pikatiedosto-Tila, Jakotila ja Luottamukselli-Suustila), voidaan erikseen asettaa toimimattomaksi jokaisessa tilassa, jossa asiakirjan arkistointi toimii (Kopiointi-, Tulostus-, Skannaa kiintolevylle, ja Kuvan Lähetys- tilassa). Järjestelmäasetukset Salli/estä asetukset Asiakirjan arkistointi pois käytöstä: Pikatiedosto-Tila Kopiointi Tulostus Skannaa kiintolevylle Kuvan Läh. Listatulostus pois käytöstä: Asiakaskohtaisten Asetusten Luettelo Lähetysosoiteluettelo Jakotila Luottamukselli-Suustila Keskeytä OK Kosketa niiden arkistointitilojen ruutuja, jotka haluat saada toimimattomiksi. Kun ruudut Jo on valittu, kosketa näppäintä the [OK]. tallennetun tiedoston ominaisuutta ei voi muuttaa käyttämällä "Ominaisuuden Muutos"-toimintoa ( Käyttöohje "SUOJAUSASTEEN MUUTTAMINEN" luvusta "5. ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI") Jos tietty ominaisuus on otettu pois käytöstä "Asiakirjan arkistointi pois käytöstä"-toiminnolla ja jos tämän ominaisuuden kanssa aiemmin tallennettu tiedosto on olemassa, tallennetun tiedoston ominaisuus voidaan vaihtaa. Tulostettaessa tulostustoiminnolla jopa sellaiset tiedostojen tallentamisen muodot, jotka on otettu pois käytöstä tällä ohjelmalla, näkyvät tulostinajurin Työnhallinta-ikkunassa ( Käyttöohje "TULOSTUSTIEDOSTOJEN TALLENNUS JA KÄYTTÖ (Säilytys/ Asiakirjan arkistointi)" luvusta "3. Jos kuitenkin käytöstä pois otettu tilamuoto valitaan tiedoston tulostuksen aikana, tiedosto ei tallennu (ainoastaan tulostus tapahtuu). Listatulostus pois käytöstä Tätä ohjelmaa käytetään ottamaan pois käytöstä seuraavat listat, jotka tulostetaan käyttämällä järjestelmäasetusten (yleinen) kohtaa "Luet. tulostus (Käyttäjä)". [. . . ] toisto Kuvio tulostuu kerran jokaiselle kuvan skannaukselle. Monisivu suurennos Kuvio tulostuu jokaiselle monisivusuurennoksen sivulle. Peilikuva Kuvio tulostuu normaalissa suunnassa ilman kääntämistä. A3 Full Bleed Kuvion tulostettu alue suurennetaan sopimaan A3 Full Bleed -asetukseen. [. . . ]